ZUGFeRD für Shopify: die PDF-Rechnung mit den Daten darin
Zuletzt aktualisiert am 16. August 2026
ZUGFeRD ist das Format, mit dem du weiterhin eine Rechnung versenden kannst, die Menschen tatsächlich lesen. Sie sieht aus wie ein gewöhnliches PDF, mit Logo, Layout und Summen, aber in der Datei steckt eine strukturierte XML-Rechnung, sodass die Buchhaltungssoftware deines Käufers sie verbuchen kann, ohne dass jemand eine Zeile abtippt. Hier steht in klaren Worten, was ZUGFeRD ist, wie es sich von XRechnung und Peppol unterscheidet, welches Profil du senden solltest und was es braucht, um aus einer Shopify-Bestellung ein gültiges zu erzeugen.
Was ZUGFeRD wirklich ist
ZUGFeRD ist ein hybrides E-Rechnungsformat, gepflegt vom FeRD, dem Forum elektronische Rechnung Deutschland. Eine Datei erledigt zwei Aufgaben:
- ein PDF/A-3-Dokument, die Rechnung so, wie ein Mensch sie erwartet, archivierbar und unverändert im Posteingang des Käufers;
- eine EN 16931-XML-Rechnung, eingebettet in dieses PDF, dieselbe Rechnung als strukturierte Daten, die Software direkt liest.
Seit Version 2.x ist ZUGFeRD technisch mit dem französischen Format Factur-X abgestimmt, dasselbe hybride Vorgehen unter anderem Namen, sodass eine Umsetzung beide Märkte abdeckt. Das Datenmodell darunter erklärt unser Ratgeber zu EN 16931.
ZUGFeRD, XRechnung und Peppol
Diese Namen werden behandelt, als konkurrierten sie miteinander. Tun sie nicht, sie sitzen auf verschiedenen Schichten, und an einer deutschen B2B-Rechnung hängt meist mehr als eine:
| Name | Was es ist |
|---|---|
| EN 16931 | Der europäische semantische Standard, also welche Daten eine Rechnung tragen muss. Alles Weitere baut darauf auf. |
| ZUGFeRD | Ein hybrides Format: PDF/A-3 mit eingebettetem EN 16931-XML (CII). Für Mensch und Maschine lesbar, in einer Datei. Die Alltagswahl im B2B. |
| XRechnung | Deutschlands reines XML-Profil der EN 16931, ohne PDF, nur für Maschinen, von Behörden verlangt. Siehe XRechnung für Shopify. |
| Peppol BIS Billing 3.0 | Ein weiteres Profil der EN 16931, in UBL, die Dokumentform für das Peppol-Netzwerk. |
| Peppol (das Netzwerk) | Kein Format, sondern der Zustellweg. ZUGFeRD geht meist per E-Mail, kann aber auch andere Wege nehmen. |
Wann ein Shopify-Händler ZUGFeRD braucht
- Du verkaufst B2B in Deutschland. Deutsche Unternehmen müssen strukturierte E-Rechnungen seit dem 1. Januar 2025 empfangen können, und die Pflicht, sie zu versenden, greift gestaffelt über 2027 und 2028. ZUGFeRD ist eines der zwei im Alltag genutzten Formate, siehe unseren Ratgeber zur Pflicht ab 2027.
- Dein Käufer will die Rechnung weiterhin ansehen. Kleine und mittlere deutsche Käufer bevorzugen ZUGFeRD oft genau deshalb, weil sich an ihrem Ablauf sichtbar nichts ändert: das PDF kommt weiterhin per E-Mail.
- Du verkaufst auch nach Frankreich. Factur-X ist dasselbe hybride Format, eine Pipeline bedient also beide Pflichten, siehe B2B-E-Rechnungen in der EU mit Shopify.
Welches Profil du senden solltest
ZUGFeRD bringt mehrere Profile mit, also unterschiedlich viel Rechnung im XML. Das falsche zu wählen ist der häufigste Weg, mit einer Datei dazustehen, die gut aussieht und nicht konform ist:
| Profil | Wofür es da ist |
|---|---|
| Minimum / Basic WL | Nur Kopfsummen, keine vollständigen Positionen. Als Buchungshilfe nützlich, für sich genommen keine konforme E-Rechnung nach den deutschen Regeln. |
| Basic | Mit Positionen, aber nur einer eingeschränkten Teilmenge der EN 16931. Für einfache Fälle in Ordnung, unterhalb des vollen Standards. |
| EN 16931 (Comfort) | Das Profil für deutsches B2B. Eine vollständige EN 16931-Rechnung. Das sollte „ZUGFeRD-konform“ für einen Shopify-Shop heißen. |
| XRechnung | Das Profil für die öffentliche Hand innerhalb der ZUGFeRD-Familie. Nötig, wenn du Behörden Rechnungen stellst, mit Leitweg-ID. |
| Extended | Zusatzfelder für spezialisierte Branchenabläufe. Mehr, als ein Shopify-Shop normalerweise braucht. |
Kann Shopify von sich aus ein ZUGFeRD erzeugen?
Nein. Shopify mailt ein PDF, und dieses PDF ist genau das, wonach es aussieht: das Bild einer Rechnung. Ab Werk kann Shopify nicht:
- eine Bestellung auf die Kernfelder der EN 16931 abbilden, die das eingebettete XML tragen muss,
- einen PDF/A-3-Container erzeugen, der das Einbetten erst zulässig und archivierbar macht,
- das XML einbetten unter dem Dateinamen und der Beziehung, die der Standard erwartet,
- das Ergebnis vor dem Versand gegen die EN 16931- und ZUGFeRD-Regeln prüfen, oder
- die gedruckte Seite und die eingebetteten Daten in Übereinstimmung halten, wenn sich eines von beidem ändert.
Der letzte Punkt ist der, der beißt. Ein PDF mit einer angehefteten XML-Datei ist kein ZUGFeRD, sondern ein PDF mit Anhang. Diese Lücke füllt eine E-Rechnungs-App.
Was ein gültiges ZUGFeRD richtig machen muss
| Element | Warum es zählt |
|---|---|
| PDF/A-3-Container | Nicht irgendein PDF. Das Archivprofil ist das, was eine eingebettete Datei erlaubt und die Rechnung noch Jahre später lesbar hält. |
| Korrekte Einbettung | Das XML muss im PDF unter dem erwarteten Dateinamen mit der richtigen Beziehung und den richtigen Metadaten liegen, sonst findet es nachgelagert niemand. |
| Seite und Daten stimmen überein | Gedrucktes und Eingebettetes müssen dieselbe Rechnung sein. Eine Abweichung ist ein harter Fehler, und die klassische Ursache ist eine PDF-Vorlage, die unabhängig von den Daten bearbeitet wurde. |
| Identität von Verkäufer und Käufer | Firmennamen, Anschriften und USt-IdNr. als strukturierte Felder, nicht als Textblock auf der Seite. |
| Positionen | Menge, Einzelpreis, Nettobetrag und Steuerkategorie je Position, strukturiert und nicht als Fließtext. |
| Steueraufschlüsselung | Nach Satz und Kategorie gruppiert, mit dem richtigen Code und Hinweis bei Reverse Charge oder Steuerbefreiung. |
| Summen, die aufgehen | Netto, Steuer und Brutto müssen auf den Cent zusammenpassen, im XML wie auf der Seite, sonst lehnt die Prüfung die Rechnung ab. |
Wie ein Shopify-Shop ein ZUGFeRD versendet
| Schritt | Was passiert |
|---|---|
| 1 · Erfassen | Firmenname und USt-IdNr. des Käufers an der Kasse oder in der Bestellung erfassen. Eine B2B-Rechnung braucht einen Käufer, nicht nur eine Lieferadresse. |
| 2 · Abbilden | Die Shopify-Bestellung auf die Kernfelder der EN 16931 im Profil EN 16931 (Comfort) bringen. |
| 3 · Steuer richtig rechnen | Netto und Steuer korrekt herleiten, samt Reverse Charge im grenzüberschreitenden B2B, und die USt-IdNr. des Käufers gegen VIES prüfen. |
| 4 · Erzeugen und einbetten | Das lesbare PDF aus denselben Daten erzeugen, als PDF/A-3, und das XML darin einbetten. |
| 5 · Prüfen | Die Datei gegen die EN 16931- und ZUGFeRD-Regeln laufen lassen, damit sie besteht, bevor sie überhaupt rausgeht. |
| 6 · Zustellen | Per E-Mail versenden, der normale Weg für ZUGFeRD, oder über einen Peppol Access Point, wenn der Käufer das erwartet, und das Ergebnis nachhalten. |
Der Teil, den alle unterschätzen: die Umsatzsteuer
ZUGFeRD ist freundlicher anzusehen als die XRechnung und darunter genauso unnachgiebig. Die eingebettete Rechnung wird auf den Cent geprüft, und sie wird gegen die Seite geprüft. Gehen Netto, Steuer und Brutto nicht auf, wird die Rechnung abgelehnt, und eine abgelehnte, gesetzlich vorgeschriebene Rechnung ist ein Verkauf, der nicht abgerechnet wurde. Saubere Zahlen aus Shopify zu holen ist schwerer, als es aussieht: ob deine Preise die Steuer enthalten oder nicht, ändert die Herleitung von Netto und Steuer, Rundung über viele Positionen kann dich einen Cent danebenlegen, und der Verkauf an ein umsatzsteuerlich registriertes Unternehmen in einem anderen EU-Land bedeutet meist Reverse Charge, also null Prozent mit dem richtigen Kategoriecode und dem richtigen Hinweis auf der Rechnung. Eine gültige hybride Datei zu erzeugen ist nur die halbe Arbeit, die Zahlen darin müssen auch stimmen.
Häufige Fragen
Was ist ZUGFeRD?
Deutschlands hybrides E-Rechnungsformat: eine PDF/A-3-Rechnung, die ein Mensch lesen kann, mit einer darin eingebetteten EN 16931-XML-Rechnung, sodass Software die Daten direkt verbuchen kann. Es wird vom FeRD gepflegt und ist technisch mit dem französischen Factur-X abgestimmt.
Kann Shopify eine ZUGFeRD-Rechnung erstellen?
Nein. Die Bestellbestätigungen und PDF-Rechnungen von Shopify sind gewöhnliche PDFs, ohne eingebettetes EN 16931-XML, ohne PDF/A-3-Container und ohne Prüfung. ZUGFeRD-Ausgabe kommt über eine App dazu, die die Bestellung auf EN 16931-Daten abbildet, ein passendes PDF erzeugt und das XML korrekt einbettet.
Was ist der Unterschied zwischen ZUGFeRD und XRechnung?
Beide tragen eine EN 16931-Rechnung, nur anders verpackt. ZUGFeRD ist hybrid, ein lesbares PDF mit eingebettetem XML, und passt zum gewöhnlichen B2B. Die XRechnung ist reines XML ohne PDF und das, was deutsche Behörden verlangen. Viele deutsche Händler brauchen beides, weil der Käufer entscheidet.
Welches ZUGFeRD-Profil soll ich senden?
Das Profil EN 16931, früher Comfort genannt. Minimum und Basic WL sind für sich genommen keine gültigen E-Rechnungen nach den deutschen Regeln, das XRechnung-Profil zielt auf öffentliche Auftraggeber, und Extended ergänzt Branchenfelder, die ein Shopify-Shop selten braucht.
Ist eine ZUGFeRD-Datei einfach eine PDF-Rechnung?
Sie sieht so aus, das ist der Sinn, aber ein gewöhnliches PDF ist kein ZUGFeRD. Es muss ein PDF/A-3 sein, mit dem EN 16931-XML unter dem erwarteten Dateinamen darin, und die Zahlen im XML müssen mit dem übereinstimmen, was auf der Seite gedruckt ist.
Wie versende ich eine ZUGFeRD-Rechnung aus einem Shopify-Shop?
Firmendaten und USt-IdNr. des Käufers erfassen; die Bestellung auf die EN 16931-Felder abbilden; die Umsatzsteuer richtig rechnen, Reverse Charge eingeschlossen; das PDF aus denselben Daten erzeugen und das XML als PDF/A-3 einbetten; prüfen; dann per E-Mail versenden, oder über Peppol, wenn der Käufer das vorzieht.
Dieser Ratgeber ist allgemeine Information für Shopify-Händler, keine Rechts- oder Steuerberatung. Vorschriften, Pflichten und Schwellenwerte unterscheiden sich je Land und ändern sich. Kläre deine eigenen Pflichten mit einer fachkundigen Steuerberatung.
E-Rechnungen aus deinen Shopify-B2B-Bestellungen
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