Zeppol · E-Rechnung Pflicht 2027

E-Rechnung Pflicht 2027: was Shopify-Händler jetzt wissen müssen

Zuletzt aktualisiert am 3. September 2026

Seit Januar 2025 müssen alle deutschen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Ab dem 1. Januar 2027 kommt der zweite Schritt: Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz müssen E-Rechnungen auch versenden. Ab 2028 gilt das für alle. Eine PDF-Rechnung zählt dann nicht mehr, verlangt wird ein strukturiertes Format nach EN 16931, in Deutschland XRechnung oder ZUGFeRD. Shopify kann das nicht von Haus aus. Diese Seite erklärt, was genau auf deinen Shop zukommt, welche Fristen gelten und welche Optionen du hast.

Die Fristen im Überblick

Die Pflicht kommt in Stufen, und die entscheidende Zahl ist dein Umsatz im Vorjahr. Für den Stichtag 1. Januar 2027 zählt also der Umsatz aus dem Jahr 2026, den du gerade machst.

Die Rechtsgrundlage ist §14 UStG, die Übergangsfristen stehen in §27 Absatz 38 UStG. Wie die Finanzverwaltung das auslegt, steht im BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 (BStBl I S. 1320), geändert durch das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 (GZ III C 2 - S 7287-a/00019/007/243, DOK COO.7005.100.4.13163130). Dieses Schreiben fasst Abschnitt 14.1 des Umsatzsteuer-Anwendungserlasses neu, und es ist die Quelle für alles, was auf dieser Seite steht, wenn es um die Frage geht, was Deutschland verlangt. Seine eigene Anwendungsregelung: die Grundsätze gelten für alle Umsätze, die nach dem 31. Dezember 2024 ausgeführt werden, die Übergangsregelungen laufen bis zum 31. Dezember 2027.

Ab wann	Was gilt	Für wen
1. Januar 2025	E-Rechnungen empfangen können ist Pflicht. Eine E-Mail-Adresse reicht rechtlich aus, du musst die Rechnung aber lesen und aufbewahren können.	Alle inländischen Unternehmen, auch Kleinunternehmer
bis 31. Dezember 2026	Übergangsregelung: Papier oder PDF darf weiter versendet werden, wenn der Empfänger zustimmt.	Alle Aussteller
1. Januar 2027	E-Rechnungen versenden ist Pflicht für inländische B2B-Umsätze.	Aussteller mit Vorjahresumsatz (2026) über 800.000 Euro
bis 31. Dezember 2027	Verlängerte Übergangsfrist: sonstige Rechnungen bleiben erlaubt. Ebenso nicht konforme EDI-Verfahren.	Aussteller mit Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro
1. Januar 2028	E-Rechnungspflicht im inländischen B2B ohne Umsatzgrenze.	Alle Aussteller, ausgenommen Kleinunternehmer nach §19 UStG

Kurz gesagt: war dein Umsatz 2026 höher als 800.000 Euro, ist der 1. Januar 2027 dein Stichtag. Lagst du darunter, hast du ein Jahr mehr, aber deine Geschäftskunden fragen E-Rechnungen längst vorher an, weil ihre eigene Buchhaltung darauf umstellt. Für den Empfang gibt es dagegen keine Übergangsfrist: nach Abschnitt 14.1 Absatz 5 Satz 1 UStAE müssen inländische Unternehmer die technischen Voraussetzungen zum Empfang einer E-Rechnung schaffen, und nach Satz 2 gilt das auch für Kleinunternehmer nach §19 UStG. Das ist seit dem 1. Januar 2025 so, weil die Grundsätze des Schreibens für alle Umsätze nach dem 31. Dezember 2024 gelten. Die Übergangsregelungen bis Ende 2027 betreffen nur die Ausstellung.

Zwei dauerhafte Ausnahmen sind wichtig: Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto nach §33 UStDV und Fahrausweise bleiben von der E-Rechnungspflicht ausgenommen. Und Kleinunternehmer nach §19 UStG müssen keine E-Rechnungen ausstellen, sehr wohl aber empfangen können.

Gilt die Pflicht für meinen Shopify-Shop?

Die Pflicht hängt nicht am Shopsystem, sondern daran, an wen du verkaufst. Drei Fälle decken fast jeden Shop ab:

Nur B2C, also Verkauf an Privatpersonen: nein. Umsätze an private Endverbraucher fallen ausdrücklich nicht unter die E-Rechnungspflicht. Relevant bleibt die Frage trotzdem, weil deine eigene Buchhaltung ab 2025 eingehende E-Rechnungen von Lieferanten verarbeiten können muss.
B2B-Bestellungen von deutschen Unternehmen: ja. Sobald dein Kunde ein inländisches Unternehmen ist und die Leistung im Inland steuerbar ist, brauchst du ab deinem Stichtag eine strukturierte E-Rechnung.
Gemischter Shop: ja, aber nur für den B2B-Teil. Genau hier liegt das eigentliche Problem: dein Shop muss beim Checkout überhaupt erst erkennen, welche Bestellung geschäftlich ist. Ohne Firmenname und USt-IdNr. im Bestelldatensatz kannst du das später nicht sauber trennen.

Grenzüberschreitende B2B-Verkäufe innerhalb der EU fallen nicht unter die deutsche Pflicht, folgen aber eigenen Regeln im Zielland und dem Reverse-Charge-Verfahren. Wie das zusammenhängt, steht in unserer Übersicht zur B2B-Rechnungsstellung in der EU.

Was ist eine E-Rechnung? XRechnung und ZUGFeRD kurz erklärt

Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist keine PDF-Datei per E-Mail. Sie ist ein strukturierter Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931, den die Software des Empfängers ohne Abtippen einlesen kann. Ein PDF ist ein Bild einer Rechnung, eine E-Rechnung sind die Daten selbst. In Deutschland haben sich zwei Ausprägungen durchgesetzt.

Maßgeblich ist die Norm, nicht der Markenname. Abschnitt 14.1 Absatz 11 Satz 3 UStAE sagt es direkt: die Verwendung von Rechnungsformaten, die der Normenreihe EN 16931 entsprechen, ist immer zulässig. Absatz 12 Satz 2 nennt dann XRechnung und, unter bestimmten Voraussetzungen, ZUGFeRD, und Satz 3 stellt klar, dass die Verwendung nicht auf nationale Formate beschränkt ist, sofern diese der Norm entsprechen.

XRechnung ist reines XML. Es gibt keine Optik, nur Felder und Werte. Der Standard kommt aus dem öffentlichen Auftragswesen und ist dort seit Jahren Pflicht. Große Einkaufsabteilungen und Behörden erwarten meist genau dieses Format. Für Menschen ist eine XRechnung ohne Viewer praktisch unlesbar, für Buchhaltungssoftware ist sie ideal.

ZUGFeRD ist ein Hybrid: eine ganz normale PDF-Rechnung, in die das EN-16931-XML eingebettet ist. Dein Kunde öffnet die Datei und sieht die gewohnte Rechnung, seine Software liest im Hintergrund die strukturierten Daten. Wichtig ist die Version: nach Abschnitt 14.1 Absatz 14 Satz 4 UStAE gilt ZUGFeRD ab 2.0.1, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL, weil sie nicht alle umsatzsteuerlichen Pflichtangaben tragen. Für den typischen Mittelstands-Shop ist ZUGFeRD der bequemere Weg, weil niemand seine Gewohnheiten ändern muss.

Beide Formate erfüllen dieselbe Norm. Peppol BIS Billing 3.0 UBL wird im BMF-Schreiben nicht genannt und muss es auch nicht: es entspricht der EN 16931, und genau das ist die Bedingung, die Absatz 11 und Absatz 12 aufstellen. Mehr zur Norm selbst und dazu, welche Felder sie verlangt, steht in unserem Beitrag EN 16931 für Shopify erklärt.

Was passiert, wenn ich keine E-Rechnung stelle?

Solange die Übergangsfrist läuft, passiert nichts: eine sonstige Rechnung gilt in dieser Zeit ausdrücklich weiterhin als ordnungsmäßige Rechnung für den Vorsteuerabzug. Nach deinem Stichtag ändert sich das, und zwar an drei Stellen.

Die Rechnung ist nicht ordnungsmäßig. Wo eine E-Rechnung verlangt ist, erfüllt ein PDF die Anforderungen des §14 UStG nicht mehr. Du musst korrigiert neu ausstellen.
Bußgeld möglich. Wer vorsätzlich oder leichtfertig keine oder keine rechtzeitige Rechnung ausstellt, begeht eine Ordnungswidrigkeit nach §26a Absatz 2 Nummer 1 UStG. Der Rahmen liegt bei bis zu 5.000 Euro.
Dein Kunde wird ungeduldig. Das ist die Konsequenz, die zuerst eintritt. Der Vorsteuerabzug deines Geschäftskunden hängt an einer ordnungsmäßigen Rechnung. Seine Buchhaltung wird eine E-Rechnung nachfordern, und einige Einkaufsabteilungen zahlen erst dann.

Wie ernst das wird, zeigt der Blick über die Grenze. Belgien hat seine B2B-Pflicht zum 1. Januar 2026 scharf gestellt und ahndet Verstöße mit gestaffelten Geldbußen. Die Richtung ist überall dieselbe: erst Formatpflicht, dann Durchsetzung.

Was Shopify nativ kann und was nicht

Shopify ist ein hervorragendes Shopsystem und ein schlechtes Rechnungssystem. Das ist keine Kritik, es ist einfach nicht dafür gebaut.

Was geht: mit Order Printer oder einer der vielen PDF-Apps erzeugst du ordentlich aussehende Rechnungsbelege. Über Draft Orders kannst du Geschäftskunden manuell abrechnen. Shopify B2B mit Company-Profilen erfasst Firmendaten, allerdings nur im Plus-Tarif.

Was nicht geht: Shopify erzeugt kein EN-16931-XML, keine XRechnung, kein ZUGFeRD und hat keine Peppol-Anbindung. Es validiert auch nichts. Im Standard-Checkout gibt es kein Pflichtfeld für die USt-IdNr., und ohne die weißt du nachträglich nicht sicher, welche Bestellung B2B war. Genau danach fragen deutsche Händler seit Monaten in den Shopify-Community-Foren, und die Antwort lautet dort jedes Mal: dafür brauchst du eine App oder eine externe Lösung.

Deine drei Optionen als Shopify-Händler

Es gibt drei ernstzunehmende Wege. Welcher passt, hängt davon ab, wo deine Buchhaltung heute schon lebt.

1. Externe Buchhaltungssoftware mit Shopify-Anbindung. Werkzeuge wie easybill oder Billbee holen die Bestellungen ab und stellen die Rechnung dort aus, inklusive E-Rechnungsformaten. Das funktioniert gut, wenn deine Buchhaltung ohnehin dort läuft. Der Preis ist doppelte Datenhaltung: Kundenstammdaten, Nummernkreise und Korrekturen leben ab dann an zwei Orten, und die USt-IdNr. musst du trotzdem irgendwo im Shop erfassen.

2. Eine Rechnungs-App im Shop, PDF-first. Viele der bekannten Apps im Shopify App Store sind aus dem PDF-Zeitalter gewachsen und ergänzen E-Rechnungsformate nachträglich. Das kann reichen. Prüfe vor dem Kauf zwei Dinge: erzeugt die App wirklich EN 16931 in einem gültigen Profil, und validiert sie vor dem Versand oder erst der Empfänger.

3. Eine Peppol-native App im Shop. Der Ansatz, den wir mit Zeppol verfolgen: Pflichtfelder wie Firmenname und USt-IdNr. werden am Checkout erfasst, die Rechnung entsteht direkt aus der Bestellung, wird vor dem Versand gegen EN 16931 validiert und dann per E-Mail als ZUGFeRD oder über das Peppol-Netz zugestellt, mit Zustellstatus. Keine zweite Datenhaltung, dafür bist du an eine App gebunden.

Ein verbreitetes Missverständnis am Rande: du musst nicht ins Peppol-Netz. Deutschland schreibt das Format vor, nicht den Übertragungsweg, und das BMF sagt das wörtlich. Abschnitt 14.1 Absatz 4 Satz 6 UStAE zählt auf, wie eine E-Rechnung übermittelt werden kann: per E-Mail, per Download über ein Internetportal, per EDI, per Bereitstellung der Daten mittels einer elektronischen Schnittstelle oder durch gemeinsamen Zugriff auf einen zentralen Speicherort. Satz 7 stellt klar, dass es zivilrechtlich zwischen den Vertragsparteien zu klären ist, auf welches zulässige Format und welchen zulässigen Übermittlungsweg sie sich einigen. Ein Netz wird nirgends vorgeschrieben, und Peppol kommt im Schreiben überhaupt nicht vor. Eine ZUGFeRD-Rechnung per E-Mail ist zulässig, wenn der Empfänger damit einverstanden ist. Peppol ist die bessere Zustellung, wenn dein Kunde ohnehin dort ist. Was Peppol genau ist, erklärt unsere Seite Peppol für Shopify.

Checkliste: in 5 Schritten bereit für 2027

1. Stammdaten erfassen. Sorge dafür, dass Firmenname und USt-IdNr. bei B2B-Bestellungen im Shop landen, nicht in einer Notiz. Bei öffentlichen Auftraggebern kommt die Leitweg-ID dazu. Fehlende Pflichtfelder sind der häufigste Grund, warum eine E-Rechnung später abgelehnt wird.
2. B2B-Kunden identifizieren. Sieh dir die letzten zwölf Monate an: welcher Anteil deiner Bestellungen ging an Unternehmen, und liegen dort die Daten vor. Damit weißt du, wie groß das Problem wirklich ist.
3. Format wählen. Frag deine wichtigsten Geschäftskunden, was ihre Buchhaltung erwartet. In der Praxis: XRechnung für öffentliche Auftraggeber und große Konzerne, ZUGFeRD für alle anderen.
4. Prozess testen. Erzeuge eine echte Rechnung, lass sie validieren und schick sie an einen kooperativen Kunden, bevor die Frist läuft. Ein Testlauf im November 2026 ist deutlich billiger als eine abgelehnte Rechnung im Januar 2027.
5. Buchhaltung und DATEV klären. Sprich mit deinem Steuerberater, wie die E-Rechnungen bei ihm ankommen und wie sie acht Jahre revisionssicher aufbewahrt werden (§14b UStG, seit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz zum 1. Januar 2025 von zehn auf acht Jahre verkürzt). Für die Aufbewahrung zählt der strukturierte Datensatz, nicht der Ausdruck.

Weil die Pflicht am Format hängt, können viele Apps sie erfüllen, und ihre Einträge sagen nicht immer, welches Land sie tatsächlich erreichen. Wenn du eine Auswahl triffst: Wir führen belegte Vergleiche mit Sufio und ElkSend, den beiden, die hier am ehesten gegen uns stehen.

Häufige Fragen

Welche Unternehmen müssen ab dem 1. Januar 2027 E-Rechnungen versenden?

Unternehmen mit Sitz in Deutschland, deren Vorjahresumsatz (also der Umsatz aus 2026) über 800.000 Euro lag, für inländische B2B-Umsätze. Wer 2026 bei 800.000 Euro oder darunter lag, darf bis Ende 2027 weiter sonstige Rechnungen ausstellen und ist ab dem 1. Januar 2028 dran.

Welche Pflichtfelder gibt es für E-Rechnungen?

Es sind die gleichen Pflichtangaben wie bei jeder Rechnung nach §14 UStG: vollständiger Name und Anschrift beider Seiten, Steuernummer oder USt-IdNr. des Ausstellers, Rechnungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und Art der Leistung, Leistungszeitpunkt, das Entgelt aufgeschlüsselt nach Steuersätzen, der Steuersatz und der Steuerbetrag oder ein Hinweis auf die Steuerbefreiung. Neu ist nur, dass diese Angaben strukturiert und maschinenlesbar nach EN 16931 vorliegen müssen, statt nur als Text im PDF. Bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber kommt in der Regel die Leitweg-ID dazu.

Kann ich eine E-Rechnung selbst erstellen?

Grundsätzlich ja, das Format ist offen und kostenlos. In der Praxis brauchst du Software, die aus deinen Bestelldaten gültiges XML nach EN 16931 erzeugt und vor dem Versand validiert. Von Hand XML zu schreiben ist keine realistische Option, und ein PDF aus Shopify ist keine E-Rechnung, auch wenn es alle Pflichtangaben enthält.

Gilt die Pflicht auch für Kleinunternehmer?

Kleinunternehmer nach §19 UStG sind von der Ausstellung einer E-Rechnung ausgenommen und dürfen weiter sonstige Rechnungen ausstellen. Empfangen müssen sie E-Rechnungen aber trotzdem, und zwar bereits seit dem 1. Januar 2025. Abschnitt 14.1 Absatz 5 Sätze 1 und 2 UStAE, in der Fassung des BMF-Schreibens vom 15. Oktober 2025, sagt das ausdrücklich.

Was gilt in der Übergangsfrist bis 2028?

Bis Ende 2026 darf jeder Aussteller weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen verschicken, wenn der Empfänger zustimmt. Bis Ende 2027 gilt das zusätzlich für Aussteller mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro. Auch nicht EN-16931-konforme EDI-Verfahren sind noch bis Ende 2027 erlaubt. Solange eine sonstige Rechnung ausgestellt werden darf, gilt sie für den Vorsteuerabzug weiterhin als ordnungsmäßige Rechnung.

Was passiert, wenn ich keine E-Rechnung stelle?

Nach Ablauf der Übergangsfrist ist eine Papier- oder PDF-Rechnung dort, wo eine E-Rechnung verlangt ist, keine ordnungsmäßige Rechnung mehr. Wer vorsätzlich oder leichtfertig keine oder keine rechtzeitige Rechnung ausstellt, begeht eine Ordnungswidrigkeit nach §26a Absatz 2 Nummer 1 UStG, die mit einer Geldbuße bis zu 5.000 Euro geahndet werden kann. Praktisch relevanter ist die andere Seite: dein Geschäftskunde bekommt den Vorsteuerabzug erst, wenn eine ordnungsmäßige Rechnung vorliegt, und wird sie deshalb einfordern.

Gilt die E-Rechnungspflicht auch für Kleinbetragsrechnungen?

Nein. Rechnungen bis 250 Euro brutto (Kleinbetragsrechnungen nach §33 UStDV) und Fahrausweise sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen und dürfen weiterhin als Papier- oder PDF-Rechnung ausgestellt werden.

Dieser Leitfaden ist allgemeine Information für Shopify-Händler, keine Rechts- oder Steuerberatung. Fristen und Schwellenwerte können sich ändern und es gibt Sonderfälle. Kläre deine konkreten Pflichten mit deinem Steuerberater. Quelle für die hier genannten Anforderungen: BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 (BStBl I S. 1320), geändert durch das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 (GZ III C 2 - S 7287-a/00019/007/243, DOK COO.7005.100.4.13163130), das Abschnitt 14.1 UStAE neu fasst. Fristen und Schwellenwerte der Übergangsregelung: §27 Absatz 38 UStG. Aufbewahrungsfrist: §14b UStG in der Fassung des Vierten Bürokratieentlastungsgesetzes. Geprüft am 2. September 2026.

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