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E-Rechnung empfangen: die Pflicht, die für dich schon jetzt gilt

Stand: 20. August 2026

Kurze Antwort vorweg: diese Pflicht ist nicht 2027, sie läuft bereits. Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können, unabhängig von Umsatz, Größe oder Branche, und ausdrücklich auch Kleinunternehmer. Wer sich sagt, E-Rechnung sei ein Thema für 2027, hat eine Pflicht übersehen, die für ihn schon seit anderthalb Jahren gilt.

Was seit dem 1. Januar 2025 konkret Pflicht ist

Jedes inländische Unternehmen muss in der Lage sein, eine E-Rechnung nach EN 16931 entgegenzunehmen, zu lesen und aufzubewahren. Es gibt keine Umsatzschwelle und keine Ausnahme nach Betriebsgröße. Selbst Kleinunternehmer nach §19 UStG, die selbst keine E-Rechnungen ausstellen müssen, sind von der Empfangspflicht nicht befreit. Wenn dein Softwareanbieter, deine Agentur oder dein Großhändler dir ab morgen eine XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung schickt, musst du damit umgehen können, ganz gleich, was du selbst verkaufst.

Reicht ein E-Mail-Postfach?

Rechtlich ja. Für den Empfang genügt laut FAQ des Bundesministeriums der Finanzen bereits ein gewöhnliches E-Mail-Postfach, eine eigene Empfangssoftware ist nicht vorgeschrieben. In der Praxis macht das Format den Unterschied: eine ZUGFeRD-Rechnung ist eine normale PDF, die du direkt öffnest und liest. Eine reine XRechnung ist dagegen nur XML ohne Optik, für einen Menschen ohne Hilfsmittel praktisch unlesbar. Um sie anzusehen, brauchst du einen Viewer, der die Felder aufbereitet darstellt, kostenlose Online-Viewer reichen dafür aus. Was genau die beiden Formate unterscheidet, steht im Vergleich XRechnung oder ZUGFeRD.

Kannst du eine E-Rechnung ablehnen?

Nein. Schickt dir ein Lieferant eine formal korrekte E-Rechnung nach EN 16931, gibt es keinen gesetzlichen Weg, sie zurückzuweisen und stattdessen eine PDF oder eine Papierrechnung einzufordern. Die Empfangspflicht kennt keine Ausnahme dafür, dass du das alte Format lieber magst. Das lohnt sich zu wissen, bevor der erste Lieferant umstellt und du merkst, dass "schick mir doch einfach eine normale Rechnung" keine Option mehr ist.

Was du aufbewahren musst

Das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz hat die Aufbewahrungsfrist in §14b UStG zum 1. Januar 2025 von zehn auf acht Jahre verkürzt, das gilt für Eingangs- wie für Ausgangsrechnungen gleichermaßen. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde: eine Rechnung vom Juli 2026 ist damit bis Ende 2034 aufzubewahren. Aufbewahrt werden muss mindestens der strukturierte Teil der Rechnung unverändert im Originalformat, ein Ausdruck oder ein Screenshot reicht nicht als Ersatz. Der Bundesfinanzminister hat die GoBD im Juli 2025 an diese Pflicht angepasst; wie genau deine Kanzlei das archiviert, ist eine Frage für sie, nicht für diese Seite.

Was das mit deinem Shopify-Shop zu tun hat

Diese Pflicht betrifft dich zunächst nicht als Verkäufer, sondern als Käufer: die Rechnungen deiner Softwareanbieter, deiner Werbeplattformen, deines Großhändlers oder deiner Agentur können ab jetzt als E-Rechnung bei dir eintreffen, und Shopify hat damit nichts zu tun, weil das außerhalb deines Shops passiert, im E-Mail-Postfach oder in deiner Buchhaltung. Zeppol setzt an der anderen Seite an, dem Verkauf: einer Shopify-App, die aus deinen eigenen B2B-Bestellungen eine gültige E-Rechnung macht, sobald deine Sendepflicht 2027 oder 2028 beginnt. Die Empfangsseite deiner eigenen Buchhaltung ist damit nicht abgedeckt.

Der Zusammenhang lohnt sich trotzdem zu sehen: wenn deine Lieferanten dir heute schon E-Rechnungen schicken, ist das ein Vorgeschmack darauf, was deine eigenen Geschäftskunden bald von dir erwarten. Wer die Empfangsseite einmal verstanden hat, hat die halbe Sendepflicht bereits verstanden, es sind dieselben Formate, nur in die andere Richtung.

Weiterlesen

• E-Rechnung Pflicht 2027: die Sendepflicht, Fristen und Schwellenwerte.
• XRechnung oder ZUGFeRD: der Unterschied zwischen den beiden Formaten.
• XRechnung für Shopify: das reine XML-Format im Detail.
• ZUGFeRD für Shopify: die PDF mit den strukturierten Daten darin.
• Peppol für Shopify: das Netzwerk, über das E-Rechnungen zugestellt werden.

Häufige Fragen

Dieser Guide ist eine allgemeine Information für Shopify-Händler, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Fristen, Ausnahmen und Anforderungen können sich ändern. Kläre deine konkreten Pflichten mit deiner Steuerkanzlei. Faktenstand: FAQ des Bundesministeriums der Finanzen zur E-Rechnung und Viertes Bürokratieentlastungsgesetz, abgerufen am 20. August 2026.