XRechnung oder ZUGFeRD: der Unterschied für Shopify-Händler
Stand: 19. August 2026
Kurze Antwort vorweg: beide tragen dieselbe Rechnung. XRechnung und ZUGFeRD sind keine Konkurrenten, sondern zwei Verpackungen für dieselben EN-16931-Daten. Welches Format du brauchst, entscheidet nicht dein Shop, sondern dein Kunde: eine Bundesbehörde verlangt XRechnung, ein gewöhnlicher Geschäftskunde kommt meist mit ZUGFeRD klar, und viele Shopify-Händler brauchen am Ende beides.
Der Unterschied in einem Satz
XRechnung ist reines XML: eine Datei, die eine Maschine liest und ein Mensch nicht. ZUGFeRD ist dieselbe Rechnung als PDF verpackt, mit derselben XML-Struktur darin eingebettet, sodass ein Mensch die Seite lesen kann und eine Maschine dieselben Daten aus der Datei zieht. Beide bauen auf EN 16931 auf, dem europäischen Datenmodell für E-Rechnungen.
Nebeneinander
| XRechnung | ZUGFeRD | |
|---|---|---|
| Dateiform | Reines XML, kein PDF | PDF/A-3 mit eingebettetem EN-16931-XML |
| Von Menschen lesbar | Nein | Ja, wie eine gewöhnliche PDF-Rechnung |
| Herausgeber | KoSIT | FeRD |
| Pflicht für | Rechnungen an deutsche Bundesbehörden, seit 2020 | Keine eigene gesetzliche Pflicht, deckt aber die Formatvorgabe der E-Rechnungspflicht ab, wenn die EN-16931-Profilstufe verwendet wird |
| Typische Zustellung | Über Peppol oder ein Behördenportal wie ZRE / OZG-RE | Meist per E-Mail, kann auch über Peppol laufen |
| Passt zu | Öffentliche Auftraggeber, Großkunden mit standardisierter Buchhaltung | Gewöhnliche B2B-Kunden, die die Rechnung noch selbst ansehen |
Wann XRechnung Pflicht ist
Nur in einem Fall ist XRechnung ausdrücklich vorgeschrieben: bei Rechnungen an deutsche Bundesbehörden, wo das Format seit 2020 verbindlich ist. Für die allgemeine B2B-E-Rechnungspflicht gilt das nicht. Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können, und ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz inländische B2B-Rechnungen als E-Rechnung stellen, ab dem 1. Januar 2028 gilt das für alle. Details zu Fristen und Ausnahmen stehen im Guide E-Rechnung Pflicht 2027. Welches der beiden Formate dabei zum Einsatz kommt, lässt der Gesetzgeber offen, solange es EN 16931 einhält und der Käufer es akzeptiert.
Wann ZUGFeRD reicht
Für die meisten gewöhnlichen B2B-Beziehungen reicht ZUGFeRD in der EN-16931-Profilstufe, vormals Comfort genannt. Der Vorteil gegenüber XRechnung: der Käufer bekommt weiterhin eine Datei, die aussieht wie eine Rechnung, und kann sie bei Bedarf auch ohne Buchhaltungssoftware öffnen. Details zu den ZUGFeRD-Profilstufen und wann welche passt, stehen im Guide ZUGFeRD für Shopify.
Brauchst du beide?
In der Praxis meistens ja, weil du nicht bestimmst, wer dir welches Format zurückgibt. Verkaufst du an eine öffentliche Verwaltung, an ein Krankenhaus oder eine Kommune, brauchst du XRechnung. Verkaufst du an gewöhnliche Geschäftskunden, reicht in der Regel ZUGFeRD, aber manche größere Buyer-Systeme fordern ausdrücklich reines XML an. Wer beide Kundengruppen bedient, sollte in der Lage sein, aus derselben Bestellung wahlweise das eine oder das andere Format zu erzeugen, ohne die Rechnung zweimal zu bauen.
Was Shopify dabei nicht von allein kann
Shopify erzeugt aus einer Bestellung weder XRechnung noch ZUGFeRD. Die Standard-PDF-Rechnung trägt keine der EN-16931-Pflichtfelder, hat kein eingebettetes XML und wird gegen keine Validierungsregeln geprüft. Für beide Formate braucht es eine E-Rechnungs-App, die Firmenname, USt-IdNr. und die Bestelldaten in die jeweilige Struktur überführt, die Umsatzsteuer korrekt berechnet, das Ergebnis validiert und zustellt, über Peppol, ein Behördenportal oder E-Mail.
Weiterlesen
- XRechnung für Shopify: das reine XML-Format im Detail, Pflichtfelder und Leitweg-ID.
- ZUGFeRD für Shopify: die Profilstufen und wie die PDF mit der XML zusammenhängt.
- EN 16931 erklärt: der Datenstandard hinter beiden Formaten.
- E-Rechnung Pflicht 2027: Fristen, Schwellenwerte und Ausnahmen.
- Peppol für Shopify: das Netzwerk, über das beide Formate zugestellt werden können.
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?
Beide tragen dieselbe Rechnung nach EN 16931, nur anders verpackt. XRechnung ist reines XML ohne PDF, nur maschinenlesbar. ZUGFeRD ist eine PDF mit derselben XML-Struktur eingebettet, lesbar für Mensch und Maschine.
Ist XRechnung für alle Shopify-Händler Pflicht?
Nein. Pflicht ist ab 2027 beziehungsweise 2028, dass eine E-Rechnung nach EN 16931 gestellt werden kann, nicht welches der beiden Formate. Nur gegenüber deutschen Bundesbehörden ist XRechnung seit 2020 fest vorgeschrieben.
Reicht ZUGFeRD statt XRechnung?
Für gewöhnliche B2B-Kunden ja, in der EN-16931-Profilstufe. Für Bundesbehörden nicht, dort ist reines XRechnung-XML vorgeschrieben. Viele Händler brauchen deshalb beide.
Warum gibt es überhaupt zwei Formate?
XRechnung wurde für die öffentliche Verwaltung entwickelt, wo ein PDF überflüssig ist. ZUGFeRD wurde für den allgemeinen B2B-Verkehr entwickelt, wo Käufer die Rechnung weiterhin selbst lesen wollen. Beide bauen auf EN 16931 auf.
Kann Shopify XRechnung oder ZUGFeRD von allein erzeugen?
Nein, keins von beiden. Shopifys Standard-PDF trägt weder die EN-16931-Felder noch eingebettetes XML und wird nicht validiert. Beides braucht eine E-Rechnungs-App.
Dieser Guide ist eine allgemeine Information für Shopify-Händler, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Fristen, Ausnahmen und Anforderungen können sich ändern. Kläre deine konkreten Pflichten mit deiner Steuerkanzlei.
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