Wie eine Rechnung rausgeht: Peppol und E-Mail

Zwei Wege, und in Deutschland sind sie gleichrangig, nicht erste Wahl und Notlösung. Die Pflicht betrifft das Format des Dokuments, nicht die Leitung, durch die es läuft.

E-Mail ist in Deutschland eine vollständige Antwort

Die deutsche Regel ist eine Formatpflicht. Das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 stellt klar, dass kein Übertragungsweg vorgeschrieben ist und dass E-Mail, ein Portal, eine Schnittstelle oder jeder zwischen den Parteien vereinbarte Weg zulässig sind. Ein EN 16931-Dokument im Anhang einer E-Mail erfüllt §14 UStG genauso wie eine Peppol-Übertragung.

Zeppol behandelt E-Mail deshalb als vollwertigen Weg. Der Käufer bekommt dasselbe UBL-Dokument und ein für Menschen lesbares PDF derselben Rechnung. E-Rechnungen per E-Mail sind in jedem bezahlten Tarif unbegrenzt, weil sie im Versand fast nichts kosten.

Peppol, und was eine Sendung tatsächlich bewirkt

Peppol arbeitet im Vier-Ecken-Modell. Du übergibst die Rechnung deinem Access Point, der leitet sie über das Netzwerk an den Access Point deines Käufers, und der stellt sie in dessen System zu. Zeppol ist kein Access Point, sondern nutzt einen zertifizierten.

Vor dem Versand schlägt Zeppol den Käufer im Netzwerk nach, um zu bestätigen, dass er für diesen Dokumenttyp als empfangsbereit veröffentlicht ist. Ein nicht veröffentlichter Käufer führt zu RECIPIENT_UNREACHABLE, was eine Tatsache über die Wegfindung ist und kein Fehler, und die Rechnung kann stattdessen per E-Mail gehen.

Warum der Endzustand „übergeben“ heißt

Das ist der wichtigste Absatz auf dieser Seite, und derjenige, in dem sich Zeppol von dem unterscheidet, was mehrere konkurrierende Apps anzeigen.

Eine Peppol-Sendung ist ein signierter, unabstreitbarer AS4-Austausch zwischen zwei Access Points. Gelingt er, hat der empfangende Access Point die rechtliche Obhut über deine Rechnung übernommen. Das ist eine echte und starke Tatsache, und die stärkste, die einem Absender zusteht.

Es ist zugleich das Ende dessen, was irgendjemand dir sagen kann. Konkret:

• Es gibt keinen Endpunkt für einen Zustellstatus und keinen Webhook, auf den sich warten ließe.
• Der Peppol-Statusdienst schließt die fachliche Annahme ausdrücklich aus. Ob dein Käufer mit der Rechnung einverstanden ist, meldet das Netzwerk nicht.
• Ein Zustand „akzeptiert“ setzte voraus, dein Unternehmen als exklusiven Peppol-Empfänger einzutragen, was den Eingang für jeden Händler unterbräche, der bereits über einen anderen Anbieter veröffentlicht ist.

Der Endzustand in Zeppol ist deshalb übergeben, und dabei bleibt es. Das Wort „zugestellt“ kommt im Produkt nirgends vor, „akzeptiert“ ebenso wenig. Eine App, die dir für eine Peppol-Rechnung eines von beiden anzeigt, zeigt dir etwas, das sie nicht wissen kann.

Was du als Nachweis bekommst

• Die AS4-Beleg-ID des empfangenden Access Points.
• Die Dokument-ID des Access Points selbst.
• Einen Zeitstempel für jeden Zustand, den die Rechnung durchlaufen hat: angelegt, freigegeben, eingereiht, übergeben.
• Das Dokument selbst, als UBL und als PDF.

Eine ehrliche Einschränkung zum Beleg. Peppol signiert die komprimierte Nutzlast, die Komprimierung ist nicht deterministisch, und keine Seite hebt die komprimierten Bytes auf. Ein Beleg lässt sich daher nachträglich nicht gegen das Dokument prüfen. Das ist ein bekanntes offenes Problem auf Ebene der Europäischen Kommission und kein Mangel eines einzelnen Anbieters. Deshalb ist das Archiv der Datensatz von Zeppol mit Zeitstempel, und die Beleg-ID liegt daneben als Bestätigung, nicht als der Nachweis selbst.

Warum eine fehlgeschlagene Sendung nie automatisch wiederholt wird

Läuft eine Sendung in eine Zeitüberschreitung oder einen Fehler, legt Zeppol die Rechnung zur Prüfung beiseite. Es versucht es nicht erneut.

Der Grund ist konkret. Der Sende-Endpunkt des Access Points nimmt weder einen Idempotenzschlüssel noch eine eigene Referenz entgegen, vergibt die Dokument-ID auf seiner Seite und führt den AS4-Austausch aus, bevor er seinen eigenen Datensatz schreibt. Eine Zeitüberschreitung kann also bedeuten, dass die Rechnung bereits rechtswirksam im Netzwerk ist und nirgends etwas darüber festgehalten wurde. In diese Ungewissheit hinein erneut zu senden kann deinem Käufer eine zweite gültige Kopie derselben Rechnung vorlegen.

Eine beiseitegelegte Rechnung wird über ihre Rechnungsnummer abgeglichen, die einzige Kennung, die beide Seiten teilen. Anzuhalten und nachzufragen ist hier das richtige Verhalten, und es ist beabsichtigt.