Das Archiv und die Aufbewahrungsfrist

Das Archiv ist eines der beiden Dinge, die Zeppol vollständig gehören, das andere ist die Rechnungsnummer. Ein Access Point ist ein Lieferant, den du morgen wechseln könntest. Der Nachweis darüber, was du wann abgerechnet hast, ist es nicht.

Was zu jeder Rechnung aufbewahrt wird

• Das EN 16931-UBL-Dokument genau so, wie es versendet wurde.
• Das PDF, dieselbe Rechnung in einer für Menschen lesbaren Form.
• Die Rechnungsnummer, und der Grund für jede Lücke in der Reihe.
• Den Versandweg, und die AS4-Beleg-ID, falls sie über Peppol ging.
• Zeitstempel für jeden Zustand, den sie durchlaufen hat.
• Die Umsatzsteueraufschlüsselung, und die Rechtsangaben beider Seiten, wie sie damals galten.

Der letzte Punkt wiegt schwerer, als er aussieht. Eine Rechnung hält fest, wer die Parteien am Tag der Ausstellung waren. Wenn du zwei Jahre später umziehst, schreibt das keine Rechnung um, die du vor dem Umzug versendet hast.

Acht Jahre, und warum nicht zehn

Das deutsche Recht kennt zwei Aufbewahrungsfristen, und sie werden regelmäßig miteinander verwechselt.

Bis Ende 2024 galten für Rechnungen zehn Jahre, seither sind es acht. Zeppol speichert Rechnungen, nicht Bücher, die Zahl, die Zeppol umsetzt, ist also acht, gerechnet ab dem Ausstellungsdatum.

Das ist eine Untergrenze, die Zeppol setzt, keine Obergrenze für dich. Behandelt dein Steuerberater eine Rechnung als Buchungsbeleg nach §147 AO, bewahre sie zehn Jahre auf.

Nichts wird nach Ablauf automatisch gelöscht

Sind die acht Jahre um, wird der Datensatz löschbar. Er wird nicht gelöscht. §147 Abs. 3 AO hält die Ablaufhemmung ausdrücklich aufrecht, und eine App, die einen gesetzlich aufzubewahrenden Beleg nach Zeitplan stillschweigend vernichtet, wäre ein schlimmerer Fehler als eine, die ihn zu lange behält.

Was passiert, wenn ein Käufer Löschung verlangt

Shopify verlangt von jeder App, dass sie ein Löschersuchen für Kundendaten beantwortet. Das deutsche Steuerrecht verlangt vom Händler, die Rechnung aufzubewahren. Beides gilt gleichzeitig, und die Position von Zeppol dazu ist aufgeschrieben statt improvisiert.

Ein Löschersuchen erreicht die Rechnung nicht. Art. 17 Abs. 3 lit. b DSGVO nimmt das Recht auf Löschung aus, soweit die Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, und §14b Abs. 1 UStG ist genau eine solche Verpflichtung. Sie bindet dich als Verantwortlichen. Zeppol hält den Datensatz als Auftragsverarbeiter für dich, er steht also nicht zu Zeppols Verfügung, und ihn zu löschen brächte dich in einen Verstoß.

Alles andere wird gelöscht. Das wiederverwendbare Käuferprofil, die Verknüpfung zurück nach Shopify, der Verarbeitungsstand: all das existiert zur Bequemlichkeit der Software, hat keine gesetzliche Grundlage und verschwindet.

Wie du deine Belege herausbekommst

UBL und PDF lassen sich je Rechnung herunterladen, und die Liste lässt sich exportieren. Nichts wird zurückgehalten: es sind gewöhnliche Dateien in einem gewöhnlichen Format. Ein DATEV-tauglicher Export für die Übergabe des Jahres an die Kanzlei ist in Arbeit. Dazu gibt es einen Ratgeber: Shopify und DATEV.

Brauchst du etwas, das der Export nicht abdeckt, schreib an [email protected]. Den Rest regelt der Auftragsverarbeitungsvertrag auf der AVV-Seite.