Zeppol einrichten

Vier Schritte zwischen der Installation und einer Rechnung, die raus ist. Die Einrichtungsliste in der App verfolgt alle vier und sagt dir, welcher noch offen ist.

Die Einrichtungsliste von Zeppol mit vier Schritten, alle erledigt

1. Verkäuferdaten

Deine eigene rechtliche Identität, die jede Rechnung tragen muss. §14 UStG verlangt den eingetragenen Firmennamen, die vollständige Anschrift, eine Steuernummer oder USt-IdNr. und Kontaktdaten. Zeppol fragt einmal danach und speichert sie.

Fehlt eine dieser Angaben, bleiben Rechnungen mit einem Grund stehen, der das Feld benennt, statt unvollständig rauszugehen. Eine fehlende Steuernummer ist mit Abstand die häufigste Ursache für eine gestoppte erste Rechnung.

Verkäufer aus den Niederlanden: auf einer Rechnung eines in den Niederlanden ansässigen Unternehmens muss stehen, ob deine Registernummer eine KVK- oder eine OIN-Nummer ist. Dafür gibt es eine Einstellung, und die Rechnung bleibt stehen, bis sie beantwortet ist.

2. Access Point verbinden

Zeppol überträgt über einen zertifizierten Access Point, statt selbst einer zu sein. Dieser Schritt meldet dein Unternehmen als Teilnehmer an, damit andere Unternehmen dir Rechnungen adressieren können und deine rausgehen können.

Du musst dafür weder AS4 noch SMP-Abfragen noch Kennungsschemata verstehen. Zeppol leitet deine Peppol-Teilnehmerkennung aus deiner USt-IdNr. anhand der offiziellen EAS-Codeliste ab und meldet sie an.

Dieser Schritt ist optional, wenn du nur per E-Mail versenden willst. Deutschland schreibt das Rechnungsformat vor, nicht den Weg, ein per E-Mail versandtes EN 16931-Dokument ist also eine vollständige Antwort auf das Gesetz. Siehe wie eine Rechnung rausgeht.

3. Wähle, wann abgerechnet wird

Es gibt drei Auslöser, und du wählst einen:

Auslöser	Wann die Rechnung entsteht	Sinnvoll, wenn
Bestellung angelegt	Sobald die Bestellung in Shopify existiert	Du auf Bestellung abrechnest und später kassierst
Bestellung bezahlt	Wenn Shopify die Bestellung als bezahlt markiert	Der Normalfall, und die Voreinstellung
Bestellung versendet	Wenn die Bestellung versandt wurde	Das Leistungsdatum das Versanddatum sein soll

Die Wahl betrifft mehr als den Zeitpunkt. Das deutsche Recht verlangt, dass das Datum der Lieferung oder Leistung auf der Rechnung steht, und Zeppol entnimmt dieses Datum dem Versand. Bei den Auslösern angelegt und bezahlt kann eine nie versandte Bestellung deshalb mit einem fehlenden Leistungsdatum stehen bleiben.

Du kannst die ersten Rechnungen auch von Hand prüfen, bevor du der Automatik traust, und das wieder abschalten, sobald du sie laufen gesehen hast.

4. Die erste Rechnung

Nimm eine echte B2B-Bestellung und lass sie durchlaufen. Eine fertige erste Rechnung bedeutet: deine Verkäuferdaten werden akzeptiert, die Käuferdaten haben gereicht, das Dokument hat beide Regelwerke bestanden, und es wurde übergeben, entweder an den empfangenden Access Point mit AS4-Beleg oder per E-Mail an den Käufer.

Genau dafür gibt es den kostenlosen Tarif: fünf Dokumente insgesamt, ohne Karte, damit du den ganzen Weg an einem echten Käufer prüfen kannst, bevor du etwas bezahlst.

Was danach passiert

Nach der Einrichtung meldet sich Zeppol nur, wenn einer Bestellung etwas fehlt, das eine Rechnung von Gesetzes wegen braucht. Die landen im Ausnahmen-Eingang, mit der Regel, die sie abgelehnt hat, und dem zu ändernden Feld. Diese Liste ist die Oberfläche, die du im Alltag wirklich benutzt, und sie ist unter gestoppte Rechnungen vollständig dokumentiert.

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