Wann Zeppol eine Bestellung abrechnet

Nicht jede Bestellung schuldet eine E-Rechnung, und eine App, die für alle eine ausstellen wollte, läge öfter falsch als richtig. Diese Seite beschreibt die Regel, der Zeppol tatsächlich folgt.

Welche Bestellungen einschlägig sind

Zeppol rechnet B2B-Bestellungen innerhalb des EU-Mehrwertsteuergebiets ab. Eine Bestellung zählt dazu, wenn der Käufer als Unternehmen erkennbar ist, in der Praxis also ein Firmenname und eine USt-IdNr. auf der Bestellung oder im Kundendatensatz stehen.

Drei Arten von Bestellungen werden bewusst übergangen und als übersprungen markiert, nicht als Fehler:

• Privatverkäufe. Einer Privatperson schuldest du einen Beleg, keine strukturierte B2B-E-Rechnung.
• Exporte außerhalb der EU. Außerhalb des EU-Mehrwertsteuergebiets liegt außerhalb von Peppol und der Mandate.
• Erstattungen. Eine Erstattung ist eine Gutschrift, und die stellt diese Version nicht automatisch aus.

Übersprungen und gestoppt werden mit Absicht auseinandergehalten. Übersprungen heißt, dass keine Rechnung geschuldet war und nichts auf dich wartet. Gestoppt heißt, dass eine geschuldet war und etwas sie aufgehalten hat. Das sind gegensätzliche Tatsachen, und eine App, die beide gleich darstellt, verbirgt die wichtige.

Die drei Auslöser

Du wählst einen, und er gilt für alle Bestellungen. Die Voreinstellung ist bezahlt.

Das deutsche Recht verlangt das Datum der Lieferung oder Leistung auf der Rechnung, und Zeppol liest dieses Datum aus dem Versand. Bei den Auslösern angelegt und bezahlt kann eine noch nicht versandte Bestellung deshalb mit einem fehlenden Leistungsdatum stehen bleiben. Versende die Bestellung und lass sie erneut laufen, oder stelle den Auslöser auf Versand um.

Prüfen vor dem Versand

Du kannst Rechnungen zur eigenen Freigabe zurückhalten, bevor irgendetwas rausgeht, entweder dauerhaft oder für die ersten paar, während du Vertrauen aufbaust. Eine zurückgehaltene Rechnung hat die Prüfungen bestanden und wartet auf dich, was wiederum etwas anderes ist als gestoppt.

Rechnungsnummern

Die Nummer ist eines der beiden Dinge, die Zeppol vollständig gehören, das andere ist das Archiv. Und sie ist das Feld, nach dem eine Betriebsprüfung zuerst greift.

• Fortlaufend, ohne Jahreswechsel. Das Jahr ist nicht Teil des Schlüssels.
• Einmalig vergeben, in dem Moment, in dem die Rechnung freigegeben wird, also nachdem jede Prüfung bestanden ist und bevor das Dokument gebaut wird. §14 Abs. 4 Nr. 4 UStG verlangt genau das.
• Gestoppte, zurückgehaltene und übersprungene Rechnungen verbrauchen keine Nummer. Eine Nummer, die in einer vielleicht nie ausgestellten Rechnung geparkt ist, ist eine Lücke ohne Enddatum.
• Gutschriften laufen in einer eigenen Reihe, weil eine Gutschrift ein anderer Dokumenttyp ist und eine Vermischung beide Reihen unterbricht.
• Jede Lücke trägt einen gespeicherten Grund. Die Finanzverwaltung akzeptiert Lücken, die der Steuerpflichtige erklären kann; sie akzeptiert keine Löcher, die niemand erklären kann.

Das Präfix wählst du bei der Einrichtung, und es wird mit der ersten vergebenen Nummer festgeschrieben. Eine Reihe, die sich neu nummerieren lässt, ist keine Reihe.

Dieselbe Rechnung zweimal versenden

Von sich aus tut Zeppol das nicht. Webhooks und Aufträge werden über stabile Schlüssel entdoppelt, ein doppelt eintreffender Shopify-Webhook erzeugt also eine Rechnung. Wo diese Zusicherung endet, ist am Access Point, und das steht unter wie eine Rechnung rausgeht.